(Wetzlarer Neue Zeitung vom 16.08.2009)
von Martin Lugauer, WNZ
Der Mann kommt aus Malaysia, eine Führungskraft. Sein Konzern schickt ihn für drei Jahre als Leiter der Finanzabteilung eines Tochterunternehmens ins Mittelhessische. Von ihm wird von Anfang an 100-prozentiger Einsatz im Beruf verlangt, dafür gibt es ein Top-Gehalt. Da bleibt für den Manager aus Asien kaum Zeit, umin seiner neuen, so fremden Heimat Privates zu organisieren. Deshalb gibt es Stephanie Steen und ihren Relocation Service. Die Wetzlarerin bietet Eingliederungshilfe für Spitzenkräfte an.
Lesen Sie hier weiter: Managern eine Heimat geben (PDF; 1,5 MB)
(Newsletter der exact Beratung GmbH, April 2009)
von Stephanie Steen, Office Management - Fachfrau für gut organisierte Büros
Auch kleine Unternehmen haben klare Kernkompetenzen, die sie gut und gewissenhaft abdecken. Dazu kommen aber noch jede Menge Alltagsaufgaben, die sich um diese Kernkompetenzen herum ergeben. In der Summe kann das rasch zu Überlastung, Chaos, Überforderung, Verlust des Überblicks, Frustration und im schlimmsten Fall irgendwann zu Zahlungsunfähigkeit führen, weil vor lauter „Alltags-Kleinkram“ für die eigentlichen Kernkompetenzen die Zeit oder Energie fehlt.
Diesen Teufelskreis kann man durch eine gute Organisation im Büro vermeiden. Am besten legen Sie die Arbeitsabläufe konkret fest und definieren die jeweiligen Folgeschritte. Damit haben Sie die wesentlichen Abläufe schon einmal grundsätzlich überdacht und wissen, was zu tun ist, wenn etwas einmal nicht funktioniert wie erwartet. Das gilt ebenso für Ablagen und Schriftverkehr. Eine individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmte Anleitung hilft Ihnen, den Überblick in Spitzen- und Krisenzeiten zu behalten.
Meist wird eine Teilzeitkraft fürs Büro eingestellt, die den Schreibkram erledigt und die Ablage nach bestem Wissen und Gewissen erledigt. Sie ist keine Fachfrau auf dem Gebiet des Unternehmens und deswegen führt nur der Chef die Fachgespräche; sei es mit potenziellen Kunden, vielleicht auch einmal mit einem unzufriedenen Kunden oder auch einem Lieferanten oder gar der Bank: Sie kann Anrufer fast nur vertrösten, wenn sie die Abläufe und Zusammenhänge im Unternehmen nicht kennt. Der Chef selbst ist für den persönlichen Kontakt zuständig und deswegen oft gar nicht im Büro. So bleiben manche Anfragen bis zur Verärgerung liegen, weil eine Absprache ja nicht möglich ist.
Vielleicht können Sie sich jetzt eine Telefonnotiz vorstellen mit dem Wortlaut: „Herr … hat angerufen und wünscht ein Angebot über ….“ Diese Telefonnotiz geht irgendwie im Papierberg unter und nach Wochen ruft derjenige vielleicht wieder an: „Ich benötige ihr Angebot nicht mehr.“ Vielleicht wäre das ein lukrativer Auftrag gewesen. So etwas sollte nicht passieren.
Mit mehr interner Transparenz und klaren Arbeitsabläufen können Sie gezielt gegensteuern. Eindeutige Absprachen und festgelegte Reaktionszeiten bei Anfragen jeder Art zeigen (potenziellen) Kunden Ihr Interesse und Engagement für deren Anliegen. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang eine auf Ihre Belange individuell abgestimmte Checkliste für beide, Bürokraft und Chef, die beispielsweise klar definiert, was zu fragen unbedingt notwendig ist und welche Reaktionszeit angeboten werden kann.
Mit den so erhobenen Detailinformationen von Seiten des Kunden kann jeder Fachmann sich ein erstes Bild über Umfang und Kosten bezüglich einer Anfrage machen und über Nacht eine erste Antwort geben: Können wir erledigen, wir benötigen … Tage. Wir möchten gerne wegen Details/ Aufmaß etc. persönlich vorbei kommen. Wann können Sie?
Wenn die Bürokraft am nächsten Morgen diese Informationen beziehungsweise weitergehenden Rückfragen auf ihrem Schreibtisch vorfindet, kann sie reagieren und Ihr Unternehmen steht beim Kunden mit dienstleistungsorientierten und verbindlichen Attributen positiv da. So eine rasche und engagierte Reaktion wünscht sich jeder Kunde. Diese demonstrative Kundenorientierung zieht sich durch bis zu einer Karte an den Kunden mit „Vielen Dank für die pünktliche Zahlung. Wir sind jederzeit gern für Sie da.“
Die Vorteile eines solchen Verhaltens liegen klar auf der Hand:
In jedem Unternehmen – gerade, wenn es klein ist – sollte jeder sich der einzelnen Arbeitsschritte bewusst sein. Das hat nichts mit Kontrolle, sondern eher mit Vertrauen zu tun. Vertrauen in die Kompetenz und in die Mitarbeit aller Beteiligten.
(Wirtschaftsmagazin der IHK Gießen-Friedberg 9/2008, Online-Ausgabe)
Stephanie Steen betreibt einen Relocation-Service: Sie hilft internationalen Managern und ihren Familien dabei, im IHK-Bezirk Gießen-Friedberg und im gesamten Mittelhessen Fuß zu fassen.
IHK: Was genau tun Sie dafür?
Stephanie Stehen (S.S.): Alles. Ich helfe bei der Suche nach dem geeigneten
Zuhause, der richtigen Schule oder dem Kindergarten, nach
Familien in ähnlichen Situationen, finde den passenden Golfclub,
Restaurants oder Einkaufsmöglichkeiten usw.
IHK: Wer sind Ihre Auftraggeber?
S.S.: Unternehmen, die internationale Führungskräfte – oder auch
solche aus anderen deutschen Bundesländern – einstellen und für
sie attraktiv sein wollen. Mein Angebot ist besonders wichtig, wenn
die Familie dabei ist.
IHK: Was ist Ihr wichtigstes Handwerkszeug?
S.S.: Gute Kommunikation. Ich spreche fließend Englisch, Französisch
und Italienisch, kenne Hinz und Kunz in der Region, arbeite
mit einem flexiblen Netzwerk von Dienstleistern zusammen und
habe gute Kontakte zu Behörden, Institutionen und Partnern vom
Lions Club bis zum Hausfrauenverein.
(IHK-Zeitung: Wirtschaft an Lahn- und Dill, April 2008)
Stephanie Steen aus Wetzlar bietet Unternehmen im Lahn-Dill-Kreis seit einigen Jahren einen Relocation Service an: Sie hilft neuen Mitarbeitern und ihren Familien, in der Region Fuß zu fassen.
Gut ausgebildete, erfahrene und spezialisierte Mitarbeiter sind vergleichsweise rar. Selten findet man sie vor der Haustür, ihr Personalmarkt ist zunehmend globalisiert. Viele internationale Unternehmen lassen ihre Führungskräfte bewusst von Land zu Land rotieren. Für Mittelhessen bedeutet das: Unternehmen müssen nicht nur sicherstellen, Träger wichtiger Kernkompetenzen in der Region zu halten, sondern den Standort auch für Fremde attraktiv machen.
Wer zum ersten Mal nach Mittelhessen kommt, weiß es zu schätzen, wenn ihm jemand mit Ortskenntnissen und guten Beziehungen das Einleben im neuen Umfeld erleichtert. Stephanie Steen weiß das nur zu gut. „So jemand braucht nicht nur eine Wohnung, eine Schule, einen Kindergarten für seine Kinder und attraktive Angebote für den Partner. Oft sind es auch hier die kleinen Dinge, die den Unterschied machen.“
Sie erinnert sich an den Manager, der für einen speziellen Event montags morgens um acht eine rote Krawatte brauchte. Das fiel ihm aber erst am Sonntagabend ein. Er brauchte nicht irgendein Rot, sondern ein ganz bestimmtes. „Als erstes habe ich im Kleiderschrank meines Mannes nachgesehen. Aber der hatte das Gewünschte nicht. Dann habe ich ein paar Einzelhändler in Wetzlar herausgeklingelt. Zum Glück hatte einer von ihnen eine Auswahl roter Krawatten. Und er war bereit, sonntagabends in sein Geschäft zu fahren, um sie dem Kunden vorzulegen. Das Gewünschte war dabei“.
So flexibel kann natürlich nur reagieren, wer gute Kontakte hat. Besonders auch zu Maklern, Hausbesitzern und -verwaltern. Denn häufig lautet die erste Frage: Welche repräsentative Wohnung, welches Haus steht überhaupt kurzfristig zur Verfügung?
Das Spektrum umfasst jedoch alle Eventualitäten eines Managerhaushalts. „Ich vermittle zum Beispiel auch den richtigen Sportclub, Kontakte zu regionalen Institutionen und Vereinen, zu Unternehmernetzwerken oder auch Einzelunterricht in Deutsch als Fremdsprache. Und den Partnern helfe ich dabei, einen angemessenen Job zu finden, soziale Kontakte zu Anderen mit vergleichbaren Interessen oder Möglichkeiten zu sozialem Engagement.“ Dabei hilft es ihr, dass sie drei Fremdsprachen spricht – Englisch, Französisch und Italienisch – und im Lahn-Dill-Kreis auf ein feinmaschiges Netzwerk an Kontakten zurückgreifen kann. „Behördengänge, Übersetzungshilfen, Vermittlung von Steuerberatern, Anwälten und so weiter, das ist das kleine Einmaleins“, sagt sie, „wer das nicht kann, braucht gar nicht erst anzufangen.“
Man kann bei unterschiedliche Dienstleistungs-Pakete buchen. Das beginnt bei „Schnuppertouren“, bei denen sie ihren Kunden einen halben oder ganzen Tag lang die Umgebung zeigt, „zum Kennen lernen“. Sie übernimmt aber auch nur die notwendigen Behördengänge, stellt nur eine Vorauswahl geeigneter Domizile zusammen oder arrangiert nur die gemeinsame Besichtigung und Auswahl von Schulen oder Kindergärten. Das „Komplett-Paket“ umfasst all das und mehr sowie die längerfristige Begleitung bei der Eingliederung in das soziale und gesellschaftliche Leben am neuen Wohnort. „Das dauert dann im Durchschnitt 80 bis 100 Stunden. Für eine Personalabteilung ist so etwas kaum zu leisten, und es wäre für sie auch nicht effizient“, sagt Stephanie Steen.
(www.buisness-wissen.de, April 2008)
»Hier finden Sie den vollständigen Artikel.«
(IHK-Zeitung: Wirtschaft an Lahn- und Dill, Januar 2006)
Auch für kleine Unternehmen wächst die Bedeutung des Managementfaktors: Wie wird im Betrieb geplant und gehandelt? Wie transparent und aktuell sind scheinbar so banale Bereiche wie Büroorganisation und Ablage? Wer Geld von der Bank braucht, muss solche Fragen heute umfassend beantworten.
In vielen Firmen auch kleinen Handwerksbetrieben und Familienunternehmen stehen Nachfolgeentscheidungen an. Nicht selten fehlen Familienangehörige, an die der scheidende Eigentümer seinen Betrieb übergeben kann. Also muss ein externer Käufer gefunden werden. Je überschaubarer für ihn die Abläufe im Unternehmen sind, um so größer wird sein Vertrauen sein. Und seine Bereitschaft, einen angemessenen Kaufpreis zu zahlen.
Und wer im Zeitalter von Basel II Startkapital für den Kauf eines Unternehmens braucht, steht vor dem gleichen Problem wie jemand, der für laufende Geschäfte einen Kredit benötigt: Auch für die Entscheidungsträger der Banken ist heute der Managementfaktor ein Thema. Wird im Unternehmen vor sich hin gewuselt und aus dem Bauch heraus entschieden? Werden Aufgaben nebenbei erledigt, weil man das schon immer so gemacht hat? Oder sind Arbeitsabläufe planvoll und transparent strukturiert und die Mitarbeiter leistungsgerecht bezahlt und regelmäßig weiterqualifiziert?
Innerhalb des Ratingverfahrens, in dem nach Basel II der Zins für Fremdkapital ermittelt wird, haben Transparenz und Nachvollziehbarkeit auch im Rahmen der Büroorganisation einen hohen Wert: Sie tragen zehn Prozent zum Gesamturteil bei. Wo früher das Vertrauen in die Person, weil man sie kennt ausreichte, sind heute objektiv messbare Informationen gefragt. Es muss keine ISO-Zertifizierung sein. Aber messbare und damit überprüfbare Prozesse, Daten und Fakten.
Transparenz erleichtert die Arbeit
Dazu gehören eindeutige Stellenbeschreibungen und ein Organigramm, das über Verantwortlichkeiten und Vertretungspläne ebenso Auskunft gibt wie über Informationsflüsse. Branchen- und produktspezifisches Know-how, das jeder nutzen kann, weil die Ablage beziehungsweise das Archiv und das Berichtswesen kontinuierlich aktualisiert, überschaubar und selbsterklärend konstruiert sind. Transparente Arbeitsprozesse, die durch EDV-gestützte Hilfsmittel so einfach wie möglich sind. Und so weiter.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen egal wie klein es ist alltägliche Aufgaben klar definieren, dies schriftlich festhalten und Ihren Mitarbeitern kommunizieren, machen Sie den Betrieb auch intern transparenter und erleichtern allen die Arbeit. Wird jemand krank, kann ein anderer problemlos einspringen. Was man messen kann, kann man leichter optimieren. Meilensteine auf dem Weg zum Ziel können jederzeit überprüft und Veränderungen angepasst werden. Fehlerquellen werden rechtzeitig erkannt und korrigiert.
Ein gut organisiertes Büro mit durchlässigen Prozessen und offener Kommunikation schafft Sicherheit: Nie mehr verliert jemand Zeit damit, etwas zu suchen. Es verleiht Souveränität: Sie haben für sich selbst eine Klarheit geschaffen, die Sie vertreten können. Nicht nur, aber auch gegenüber externen Geldgebern oder neuen Eigentümern. Und es verdeutlicht die Wertigkeit des Unternehmens: Ergebnisse sind messbar, Korrekturen gezielt möglich, neue Ziele daraus realistisch abzuleiten und umzusetzen.
Eine planvoll und messbar strukturierte Büroorganisation erhöht also die Chance auf Kapital zu vertretbaren Konditionen. Ihr Fehlen dagegen erhöht den Kapitalzins Und das kann unterm Strich richtig teuer werden.
So manch eine Gründung scheitert nicht an der Kernkompetenz des Gründers, sondern am „Drumherum“, das strukturiert sein will.
(GRÜNDUNG-AKTUELL 10 / 2005 - 05.09.2005)
Wer kennt nicht den Genius, der zwar tolle Ideen hat, sie aber nicht verwirklichen kann, weil sein Notizblock mit Namen und Adressen möglicher Kunden unter einem Berg von veralteten Akten unauffindbar ist. Oder den überlasteten Existenzgründer, der alles erledigen muss, bevor er loslegen kann: Seine Motivation bleibt auf der Strecke vor lauter "Kleinkram". Hier beginnt die Arbeit von Stephanie Steen: Ordnung schaffen im Chaos. Nicht für einen Tag oder diesen Moment, sondern für eine solide Basis, auf die eine andauernde Struktur aufsetzen kann.
Wenn der Bann zwischen Auftraggeber und Stephanie Steen erst einmal gebrochen ist und die nötige Vertrauensbasis hergestellt wurde, lässt man sich auch gerne von ihr in sämtliche Karten schauen. Schließlich fängt eine Struktur oft bei einer guten Ablage an. Wer zwischen gesetzlichen und ideellen Aufbewahrungsfristen zu unterscheiden weiß, hat schon den Anfang gemacht: Es entsteht ein Aktenplan mit einer Anleitung, was wo abgelegt wird. Damit jeder Existenzgründer auch in 20 Jahren noch seine Eröffnungsbilanz, seine Kreditunterlagen und seine Gewerbeanmeldung findet. Gleichzeitig wird eine "hausinterne Regelung" für den Umgang mit der Ablage getroffen: Wer legt wie oft ab und wer archiviert bzw. entsorgt. Damit wird dem Existenzgründer viel Zeit und Energie geschenkt. Denn diese solide Basis lässt jeden Einzelkämpfer die Zeit zum Suchen minimieren und gibt den Kopf frei für sein eigentliches Aufgabenfeld.
Jetzt ist zwar ein Anfang gemacht aber noch keine Struktur fürs Unternehmen gegeben. Wenn erst einmal die Herangehensweise an das eigentliche Geschäft geklärt ist, können sogar schon Blankobriefe als Vorlagen oder Textbausteine erstellt werden. Hier geht es nicht nur um Behördenbriefe und -mitteilungen sondern mehr um einheitliche Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine und weitere dieser regelmäßig vorkommenden Korrespondenz. Ist ein Angebot erst einmal gestaltet, können alle weiteren darauf aufbauen. Damit einhergehen kann auch die Chronologie von Auftragsnummern und Rechnungsnummern, die Übersicht in die vorbereitende Buchhaltung bringt. Eine Übersicht aller Kunden, Lieferanten und Dienstleister wird auch gleich angelegt.
Wer in einem Büro alleine arbeitet weiß, dass man seinen Tag wunderbar planen kann, wenn da nicht die vielen unvorhergesehenen Dinge wären: Hier heißt es einen kühlen Kopf bewahren und Überblick behalten. Dafür sorgen Prioritätenlisten und Übersichten über die Endtermine der einzelnen Aufgaben und Arbeiten. Stephanie Steen vermittelt gerne - fast schon spielerisch - ein Gespür für den Zeitbedarf einer jeden Aufgabe und erarbeitet mit Ihnen eine für ihr Unternehmen gültige Prioritätencheckliste. Auch für schwierige oder sehr seltene aber aufwendige Aufgaben entwickelt sie mit Ihrer Unterstützung einen Leitfaden, der ganz schnell zur Hand ist.
Ein "Da müssen Sie wiederkommen, wenn der Kollege oder meine Frau wieder da ist!" gibt es nicht mehr. Ihr Unternehmen und die damit verbundenen Tätigkeiten sind transparent und sie können bei Bedarf schnell und unkompliziert selbst Auskunft geben oder etwas erledigen.
Langfristig schafft dies Unabhängigkeit. Sie sind über alle Abläufe informiert und können viel Zeit sparen und sich auf Ihre Aufträge konzentrieren. Jetzt ist Ihr Büro gewappnet für einen Anfang, den Sie vielleicht selbst bewältigen; es ist aber auch schon fit für eine weitere Kraft, die sie für solche Arbeiten vielleicht einstellen möchten. Alle Aufgaben und Arbeiten sind beschrieben, Ihr Anspruch an Qualität ist definiert und eine Aushilfe sollte jetzt wissen, wie sie Sie entlasten kann.
Bestenfalls kann ein Existenzgründer sich auf diese Weise schnell wieder auf das konzentrieren, was er gerne und gut macht; nämlich seine eigentliche Kernkompetenz.
Stephanie Steen hat im Laufe ihrer Selbstständigkeit seit 1999 viele Kunden beraten. Einige sieht sie immer wieder: Sei es bei einer Sekretariatsvertretung oder wenn eine Firma expandiert und auch hier so manch ein Wachstumsschmerz von ihr gestillt wird. Auch eine Firmenübernahme vom Senior auf den Junior geht oft mit einer Restrukturierung einher. Heute weiß die Unternehmerin, dass die Kunden ihr persönlich und ihrer Arbeit das Vertrauen schenken.
(FRITZ-Magazin)
"Veranstaltungen zu organisieren ist für mich so etwas wie mein Steckenpferd", sagt Stephanie Steen. Das Organisieren hat sie allerdings auch zu ihrem Beruf gemacht. Als Freiberuflerin organisiert Frau Steen die Ansiedlung von Menschen im Lahn-Dill-Kreis. Das muss man sich nicht vorstellen wie die Anwerbung von Zuwanderern, sondern eher wie konkrete Lebenshilfe. Große Firmen engagieren Stephanie Steen dafür, für leitende Mitarbeiter Wohnungen zu finden, die Kinder in der Schule anzumelden und überhaupt den ganzen lästigen Alltagskram zu organisieren, damit die hoch bezahlten neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an voll für die Arbeit zur Verfügung stehen.
Die Organisation der Existenzgründermesse ist für Frau Steen eher reines Hobby. Sie hofft zusammen mit ihren Mitstreiterinnen den Besuchern der Vorträge mit dem Angebot echte Hilfe zu leisten. Dafür hat sie einige hochkarätige Referentinnen eingeladen. "Wir wollen allen Menschen etwas bieten, Selbstständigen, die den Fortbestand ihrer Firma sichern wollen ebenso, wie Angestellten, die sich in ihrem Job fortbilden und fit halten wollen. Auch Arbeitslosen werden Wege aus ihrer Situation heraus aufgezeigt", sagt Stephanie Steen. Das Motto der Messe "move it" sagt es eigentlich bereits: Die Macherinnen wollen etwas bewegen in Wetzlar.
(Wetzlarer Neue Zeitung)
"Office Management" bietet kleinen und mittleren Unternehmen in der Region alle Dienstleistungen von der Vertretung einer kranken Sekretärin über die effiziente Neustrukturierung von Arbeitsabläufen im Büro bis hin zur Organisation von Veranstaltungen aller Art. Der Relocation-Service umfasst alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Zuzug von Mitarbeitern in der Region verstanden, beispielsweise die Auswahl des richtigen Immobilien-Maklers, die Organisation des Umzugs und sämtliche Behördengänge. Aber auch eher "banale" Dienstleistungen wie das Schreiben und Versenden von Serienbriefen, die Übernahme eines Telefonservice oder das Verfassen spezieller Korrespondenz gehören zum Spektrum des neuen Unternehmens.
"Frau Steen organisierte das Sekretariat und stellte einen reibungslosen internen Betrieb auch bei Abwesenheit des Leiters sicher."
Bank in Liechtenstein (Deutschland GmbH, Frankfurt a.M.)
In alle diesen Bereichen hat Stephanie Steen seit 1982 als Sekretärin/Assistentin in namhaften Unternehmen vielfältige Erfahrungen gesammelt. Zuvor hatte sie eine Banklehre absolviert und - ganz nebenbei - auch noch eine Zusatzausbildung zur fremdsprachlichen Wirtschaftskorrespondentin. Wirtschaftskorrespondenz in englisch, französisch und italienisch gehören daher zu ihrem Standard-Angebot.
"Frau Steen übersetzt Fachtexte englisch und französisch beidseitig"
Philips APM, Wetzlar
"Ihre Sprachkenntnisse ermöglichen es, sie als Dolmetscherin bei Verhandlungen mit französischen und italienischen Lieferanten im In- und Ausland einzusetzen."
Carl Schewe (GmbH & Co), Hamburg
(HSR-News, Info Magazin für Kunden & Geschäftpartner der FGM e.V.)
Es ist offensichtlich, dass viele Unternehmen immer mehr dazu übergehen werden, gewisse Dienstleistungen an andere Firmen zu vergeben -und zwar nur im Bedarfsfall. Im Bereich Büro und Organisation ist Office Management gewappnet. Aus langjähriger Berufserfahrung kommt die Erkenntnis der Wichtigkeit einer gut funktionierenden Büroorganisation.
Tätigkeiten müssen transparent und nachvollziehbar sein. Nur so können Ressourcen erkannt werden. Das Minimum sind Stellenbeschreibung und Arbeitsplatzbeschreibung. Viel besser ist es aber, wenn ein Arbeitsplatz mit einem "Handbuch" ausgestattet ist, aus dem von Corporate Identity über Firmenphilosophie, Tätigkeitsbeschreibungen, Druckvorlagen, etc. alles hervorgeht. Mitarbeiter, die diesen Bereich plötzlich übernehmen müssen, können so alles nachlesen. Auch das bietet Office Management indem gemeinsam alltägliche Arbeiten direkt vor Ort erledigt werden und sofort besprochen werden können. Ein "das haben wir immer schon so gemacht" wird nicht akzeptiert.
Eine Büroorganisation kann aber auch in theoretischen Gesprächen installiert werden; zum Beispiel, wenn ein Existenzgründer Frau Steen beauftragt, ein solches Handbuch als Basis anzulegen. Wenn dann die Mitarbeiterschaft wächst, ist jede Tätigkeit nachvollziehbar. Bei Unternehmen, die schon seit Jahrzehnten bestehen, umfasst die aktive Betreuung meist auch ein Entrümpeln der Akten.
"Ihre fundierten Kenntnisse im planerischen und organisatorischen Bereich machten Frau Steen nach wenigen Monaten bereits zur maßgeblichen Stütze des Unternehmens."
Micromeasure GmbH, Linden
Unter Relocationservice wird die Dienstleistung verstanden, die neueingestellten Mitarbeitern bei berufsbedingtem Umzug hilft. Dieser Service umfasst Anmeldung, Abmeldung der alten Wohnung, Wohnungssuche, Behördengänge, sogar mit dem sozialen Umfeld wird der Zugereiste auf Wunsch vertraut gemacht. So kann ein neuer Mitarbeiter sich ganz der neuen Aufgabe widmen, die Personalabteilung ist entlastet und die Familie erfährt auch Unterstützung.
Das Ressort Events ist aus der Erfahrung entstanden, ein Firmenessen, in einem "angemessenen Rahmen mit etwas Drumherum" zu organisieren, einen Messeauftritt zu planen oder eine Firmenfestivität zu organisieren. Hier sind schon reichlich Kontakte mit Partyservice, Künstlern aller Art vorhanden und auch ausgewählte Räumlichkeiten sind bekannt.
"Frau Steen organisierte Reisen, Sitzungen, Konferenzen und Messen ..."
Bankhaus Schöder, Münchmeyer, Hengst & Co, Hamburg
Klassische Sekretariatsvertretung heißt, die Mitarbeiterin zu ersetzen, die gerade Urlaub macht oder krank ist. Unterstützung bedeutet auch, Serienbrief-Aktionen zu erledigen oder einfach nur schwierige Korrespondenz zu tätigen; sprich Behördenpost, Kondolenzschreiben, etc.
Ehemalige Chefassistentin und Wirtschafts-Übersetzerin plant Office-Management, Relocation Service und Events
(Unternehmerinnen-Portrait Mittelhessen der IFLA e.V., Von Dr. Kriemhilde Pardey)
Wetzlar. Wenn es "office management" nicht gäbe, würde Stephanie Steen sicherlich das Konzept dafür erarbeiten. Die ambitionierte 37jährige, bietet rund ums Sekretariat oder Büro einen Service an, der so ziemlich allen Ansprüchen gerecht wird, die man überhaupt haben kann. Das kommt nicht von ungefähr, denn bevor sich Stephanie Steen mit ihrer blendenden Idee selbstständig machen konnte, hat sie so ziemlich alle Anforderungen, die an eine Sekretärin gestellt werden können, längst am eigenen Leib erfahren. Doch es ist nicht die Sekretärin, salopp gesagt die Tippse, die ihr vorschwebt und die sie, wenn Not am Mann, natürlich an der Frau, ist, auch einmal vertreten kann, Als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung sorgt sie dafür dass das Alltagsgeschäft im Büro reibungslos weiterläuft.
Office management nennt sie ihre Firma mit Sitz in Wetzlar, die noch eine ganze Menge mehr anbietet. Wer kennt ihn nicht den Genius, der zwar tolle Ideen hat, sie aber nicht verwirklichen kann, weil sein Notizblock mit den Namen und Adressen möglicher Kunden unter einem Berg von veralteten Akten unauffindbar ist. Hier schafft Stephanie Steen Ordnung. Das erfordert natürlich zunächst einmal den Mut, sich in die Karten schauen zu lassen. Dann kann man getrost der 37jährigen seine Sachen an die Hand geben. Sie bringt Systematik ins Büro, ob der Hilfesuchende Handwerker oder Börsenmakler ist.
So entwickelt sie ein effizientes Zeitmanagement, stellt Prioritätenlisten auf und entwirft Terminpläne, die auch funktionieren. Damit nicht genug, Frau Steen installiert Hilfestellungen, damit das Chaos im Betrieb ein für alle Mal der Vergangenheit angehört.
Angefangen hatte Stephanie Steen als Wirtschaftsübersetzerin mit der besonderen Liebe zu Italien, In einer Banklehre erwarb sie volkswirtschaftliche Kenntnisse von Grund auf und auf ihr Organisationstalent konnte sie sich wohl schon immer verlassen. Dies alles fließt in den Relocation Service ein, eine Marktlücke, die die sympathische Geschäftsfrau für sich entdeckt hat.
Für neue Mitarbeiter einer Firma macht sie den Umzug so angenehm wie möglich und erschließt die Umgebung. Das kann von der Visa-Beschaffung bis zur Tüv-Abnahme für das Auto reichen und über Schulen, Einkaufmöglichkeiten und den Theaterbesuch braucht man sich auch keine Sorgen zu machen. Frau Steen plant den kompletten Umzug von der Auswahl des richtigen Maklers und der geeigneten Spedition bis zur Warming-up-Party für die neuen Nachbarn, Genauso routiniert plant sie neudeutsch gesagt Events. Firmenjubiläen, eine Weihnachtsfeier für die Mitarbeiter oder ein Arbeitsessen mit ausländischen Geschäftspartnern sind bei ihr ebenso in guten Händen wie Messen und Konferenzen.
"Ich möchte nichts anderes mehr machen", sagt sie von sich selbst, Eine unter vielen zu sein, hatte sie nie gewollt. Bislang kann Stephanie Steen ihr Büro noch als Ein-Frau-Betrieb managen, aber die grandiose Idee schreit förmlich noch Expansion. Werbung macht die Self-made-Frau eigentlich nicht, sie setzt auf Mundzugmundpropaganda. Und dass sie jemand weiter empfiehlt, der sich endlich in seinem eigenen Büro zurecht findet, kann man sich gut vorstellen. "Eine richtige Firma ist meine Vision", sagt die Frau, die schon immer etwas bewegen wollte.
(regionomics)
Hintergrund: Bankkauffrau und geprüfte Chefassistentin. Übersetzerin in Englisch, Französisch und Italienisch. Berufserfahrung seit 1983. Office Management wurde 1999 gegründet.
Vier Standbeine: Jedes einzelne ist ganz individuell und persönlich auf den Kunden zugeschnitten und befasst sich mit Organisation. In der klassischen Büroorganisation bietet das Unternehmen eine solide Basis für eine transparente, korrekte und leicht ausführbare Ablauf- und Aufbauorganisation. Vermittelt wird dies in kollegialen Einzelberatungen oder in Seminaren.
Im Rahmen von Mitarbeitergesprächen und Moderationen werden Schwachstellen aufgezeigt und analysiert, damit mögliche Lösungen vorgeschlagen und gemeinsam umgesetzt werden können. Der Fokus liegt sowohl auf unternehmerischen Zielen als auch auf den individuellen Fähigkeiten und Möglichkeiten der Mitarbeiter von KMUs sowie von Handwerksbetrieben.
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